湄洲湾职业技术学院采购管理暂行规定(修订)
时间:2019-10-10 08:05:05

湄洲湾职业技术学院采购管理

暂行规定(修订)


为加强党风廉政建设,规范学院各类物资采购项目的管理工作,提高采购效率和资金使用效益,优化资源配置,保障采购质量,根据各级政府采购管理办法的相关规定,结合学院实际,制定本规定。

第一章 总则

第一条 为加强党风廉政建设,规范学院各类物资采购项目的管理工作,提高采购效率和资金使用效益,优化资源配置,保障采购质量,根据《中华人民共和国政府采购法》及各级政府采购管理办法的相关法律法规,结合学院实际,制定本规定。

第二条 本办法所称物资指用于教学、科研、行政的仪器设备、家具、材料、低值品、易耗品等。凡是使用学院经费,购买教学、科研和行政等物资的采购工作适用本管理办法。

第二章 组织领导

第三条 学院对物资采购进行分级管理,3000元以下的由各单位集体会议决定,3000元(含)--3万元由各单位集体会议决定后报分管领导审批,3万(含)--30万元由院长办公会议决定,30万元(含)以上由学院党委会议决定。

第四条 学院各单位要严格执行采购预算制度,精确做好年度采购预算,尽量做到“无预算不采购,采购不超预算”。

每年年末,学院各单位要根据需要向学院报送下一年度采购计划和预算,财务科、后勤管理处、教务处对各系部上报的采购预算进行汇总,再根据各系部实际情况进行调整,合理编制相应采购计划和预算,采购计划须提请学院党委会研究决定。每年秋季根据实际情况可对年初采购预算进行调整。年度物资采购资金列入年度预算管理,未列入年度预算的物资采购,预算金额低于3000元(含)的采购项目,由各单位集体会议决定后报分管领导审批;预算金额超过3000元低于30万元(含)的采购项目,由院长办公会议议定;预算金额超过30万元的采购项目,由党委会研究议定。

第三章 物资分类及采购限额(附莆财购〔20192 号文件)

第五条 学院采购的物资,其分类及采购限额参照莆田市财政局印发的莆财购〔20192 号文件《莆田市财政局关于印发莆田市政府采购目录及限额标准的通知》。

第四章 物资申购

第六条 估算金额超过3千元及政府集中采购目录内的项目都必须申购,填写《湄洲湾职业技术学院物资采购立项审批表》。项目立项前都要经过集体会议研究决定(参照第二章执行),并附上会议记录。估算金额在3千元以上5万元以下的项目由分管院领导签批;估算金额在5万元(含)以上的项目,送分管副院长审签后报院长签批。

第七条 估算金额超过10万元的项目,立项前,需要对申购物资的购置必要性、性能参数、技术要求、预算价格、安装条件等进行充分的论证。论证需要站在全院的角度进行统筹兼顾,资源共享,做到不重复建设,不重复购置,尽量避免浪费。教学设备的论证由教务处牵头,其他物资由使用部门牵头论证。教学设备的论证,原则上按专业大类抽取专家进行论证,鼓励跨校、跨系、跨部门论证,论证具体办法由教务处牵头制定,参加论证的专家的工作量列入教师工作量,折算成一定的绩效补贴。需要进行公开招标采购的项目,各种物资所要求的参数及采购条款的制定必须满足莆财购[2016]13号文件《莆田市财政局转发福建省财政厅关于加强对政府采购招标文件公告歧视性和倾向性条款审查的通知》要求。

为了预防串标、围标的现象,要求设备的参数设定不能单一,除特殊需求的设备(如竞赛、科研设备等)外,设备的参数设定须能同时满足三个或三个以上品牌的要求,软件的采购方案原则上采用功能要求加评分标准,最大限度引入竞争。为避免采购到低档次产品,各单位可采用综合评标法即基本参数加评分标准的方式进行招投标,评分的标准尽可能使用刚性加分条件,评分条款须满足莆财购[2016]13号文件要求。

凡属政府采购进口产品的,根据财政部《政府采购进口产品管理办法》,在申报前须进行专家论证,并办理政府采购进口产品申请手续。

第八条 申购单位把审批完成的《湄洲湾职业技术学院物资采购立项审批表》及相关材料送交采购管理部门(后勤处)。需报送政府采购的货物,由于采购周期较长,申购单位需要提前申报,以免影响使用需求。

第五章  物资采购方式

第九条  物资采购分为政府采购和学院自行采购两种方式。

政府采购是指学院向财政局提交采购申请,然后由政府采购办分配给采购中心或者采购代理机构组织采购的行为。

学院自行采购是指政府采购之外由学院组织采购的行为,含《莆田市市级政府采购目录及限额标准》规定可自行组织采购的物资,以及特定的教学软件、数据使用权的采购。学院采购通过校内招标采购和非招标采购管理办法进行采购。

第六章  政府采购管理办法

第十条  政府采购的项目

政府采购的项目包括以下内容:

(一)列入《莆田市市级政府采购目录及限额标准》中通用政府采购目录内的物资,如:台式计算机、便携式计算机、服务器、网络设备、复印件、文印设备、打印机、传真机、扫描仪、投影机、照相机、移动存储设备、汽车、空调机等。

(二)未列入《莆田市市级政府采购目录及限额标准》中通用政府采购目录,但项目预算总价在50万元(含)以上的物资,以及学院认为有必要报送政府采购的物资。

(三)根据莆财购[2019]2号文件规定,政府采购50万元(含)--200万元的项目,可以根据项目的性质和特点,选择采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源等采购方式,采用公开招标以外采购方式的需经主管部门审核同意后,报同级财政部门备案。200万元(含)以上的采购必须采用公开招标方式采购。

第七章  学院自行采购管理办法

第十一条  学院自行采购是指政府采购之外由学院组织采购的行为,含《莆田市市级政府采购目录及限额标准》规定可自行组织采购的物资,以及特定的教学软件、数据使用权的采购。学院采购通过院内招标采购和非招标采购管理办法进行采购。

第十二条  院内招标采购管理办法

(一)院内招标采购限额:根据本管理办法第十一条规定的学院采购,采购预算总价在3万元(含)以上,50万元以下的可由学院自行组织招标采购。

(二)院内招标采购方式:申购单位把签批后的立项审批表及相关材料报送后勤管理处,由后勤管理处委托招标代理通过公开招标采购或邀请招标采购方式进行招标采购。

1.公开招标采购:指采购单位(招标人)以发布信息公告方式邀请不特定的供应商(投标人)投标采购方式。

公开招标,是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标为我院物资采购的主要方式。不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

2.邀请招标采购:指采购单位(招标人)以发放招标邀请书的方式邀请3家(含3家)以上特定的供应商来参加投标的采购方式。

邀请招标,是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用邀请招标方式采购:

(1)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的。

(2)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

(3)其他适宜采取邀请招标方式采购的。

(三)校内招标采购应当遵循下列程序

1.制定招标文件。申购单位确定招标的参数和相关标准,由后勤管理处委托招标代理编制招标文件、招标公告或投标邀请函。招标文件是招标采购设备及售后服务的法律依据,必须准确完整。招标文件最终由申购单位定稿。

2.预算在3万元()—20万元的项目在学院校园网发布招标信息,招标文件发布之日起至投标人提交投标文件截止之日止,招标公告期不得少于7日。预算在20万元()—50万元的项目在学院校园网及中国政府采购网发布招标信息,招标文件发布之日起至投标人提交投标文件截止之日止,招标公告期不得少于20日。

3.申购单位负责解答招标文件中的技术问题,并根据实际情况组织踏勘现场。

4.开标委托招标代理主持,在申购单位代表作为业主代表及采购管理部门代表作为监督代表共同参与情况下进行。

5.评标和定标。评标委托代理随机抽取莆田市政府采购评标专家库中的专家,按政府采购评标相关规定进行,最后确定中标候选人。 招标结果经申购单位及采购管理部门确认无异议后在上述规定的网站上公布。

第十三条  院内非招标采购管理办法

(一)院内非招标采购限额:根据本管理办法第十一条规定的学院采购,采购预算总价在3万元以下的,由学院自行组织非招标采购。预算总价在3万以上,但有下列情况之一的,也可由学院自行组织非招标采购。

1.因自然灾害等不可抗力因素,无须经过招标的规定程序以免延误时机的。

2.特殊需要或紧急需要的物资、教学仪器、设备或经学院领导批准的,属竞争性谈判、询价、单一来源采购的物资设备。

3.涉及国家安全和国家秘密的。

4.国家法律、法规另有规定的(如某种物品必须由某部门提供的)。

(二)校内非招标采购方式:申购单位把签批好的《湄洲湾职业学院物资采购立项审批表》报送后勤管理处,预算金额超过2万元的还要附相关会议纪要,由后勤管理处组织人员或委托代理机构通过竞争性谈判、市场询价、单一来源等采购方式进行采购。

1.竞争性谈判采购:指采购单位直接邀请3家(含3家)以上的供应商进行谈判,最后从中确定中标供应商的采购方式。符合下列情形之一的物资或者服务,可以采用竞争性谈判方式采购:

(1) 三次招标无潜在的供应商投标或一次以上流标且所采购物资是使用单位急需的项目。

(2)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的。

(3)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。

(4)不能事先计算出价格总额的。

2.市场询价采购:是指向三个以上供应商发出报价,对其报价进行比较以确定合格供应商的一种采购方式。

采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目,可以依照本法采用询价方式采购。

3.单一来源采购:采购单位向特定的供应商直接商务谈判的采购方式。

符合下列情形之一的物资或者服务,可以采用单一来源采购:

(1)只能从唯一供应商处采购的。

(2)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。

(3)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

(三)校内非招标采购应当遵循下列程序:

1.采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:

(1)成立谈判小组。谈判小组由的申购单位代表、后勤管理处代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

(2)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

(3)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

(4)谈判。谈判在学院监察审计处派出人员的监督下进行。整个谈判过程应当记录并存档。

谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(5)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,后勤管理处从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

2.采取市场询价方式采购的,应当遵循下列程序:

(1)成立询价小组。询价小组由申购单位、资产设备处、财务处、监察审计处的代表和有关专家共三人以上的单数组成。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。

(2)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

(3)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

(4)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价但未成交的供应商。

3.采取单一来源方式采购的,应当遵循下列程序:

(1)成立采购小组。采购小组由申购单位、后勤管理处、监察审计处和有关专家三人以上的单数组成。

2)采购小组与供应商应当遵循本办法规定的原则,在保证质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

(四)校内非招标采购预算总价在3000元以下的,可由后勤管理处组织使用单位直接市场询价采购。

第十四条  由学校依法自行生产研发的仪器设备,其所需的材料、零配件按照本办法进行采购。

第八章    合同管理

第十五条  采购金额超过一万元的项目需要签订合同。合同由申购单位负责人签名或申购单位负责人委托他人代签,合同的审签程序按照《学院用印审批表》有关程序签批。

合同内容包括:物资名称、规格型号、参数、数量、单价、金额,合同签订时间,供货期限,验收期限,保修期限,维保响应时间,违约处罚等具体要求。

第十六条  合同签订后,供需双方要严格按照合同条款执行。申购单位要及时跟踪所采购物资的供货进度,并及时向后勤管理处反馈。

第九章  物资验收与付款

第十七条  供应商将采购的物资送到指定地点后,申购单位应指派人员进行签收。签收时应核对物资的数量、外包装上标注的品名与送货单是否相符,包装是否完好,如果货物品名、数量不对或者包装破损,应在送货单中予以注明后签收或拒绝签收,外包装上无法识别物资品名的,应在送货单中注明后签收。采购物资送达后,申购部门应及时报告资产设备处并做好保管工作。

第十八条 供货齐全,并按要求安装、调试结束后,申购单位应在合同规定的时间内向后勤管理处提出验收申请,由后勤管理处牵头,主管部门代表、使用部门负责人(可委托分管副职)、保管员1名、专家2人或2人以上(原则上从论证专家成员中选择)组成验收小组负责验收。验收小组要对照采购合同(协议)和物资参数的要求认真验收,如实填写验收报告。

在满足合同条款规定的情况下,任何人不得以任何理由拒绝验收。验收不合格的情况,验收小组须向供应商提出限时整改意见,若到期整改不到位视同无法供货。

第十九条  验收合格后的物资,办理完资产登记手续后,各部门应严格按合同规定的付款方式和付款金额及时按财务科要求附上相关报销资料办理报销付款手续。不得以任何借口拒绝或推迟支付货款。

第十章 监督与检查

第二十条  学院纪检监察审计机构对物资采购工作全程通过项目报备、抽查及案件查处等方式加强监督。学院各级领导干部和采购人员不得接受供货单位赠送的礼金、信用卡、各种有价证券,不得从事与学院采购项目有关的设备、材料等经营活动,不得参与可能影响执行公务的宴请和娱乐活动,不得向投标方泄露标底和商业秘密,不准损害学院利益徇私舞弊、围标串标。一经发现,严肃查处。

学院采购管理单位、采购当事人的有关采购活动,应当接受监察审计部门的监督检查。

监督、检查的主要内容是:

(一)有关政府采购的法律、行政法规和学校相关规章制度的执行情况。

( 二 )采购范围、采购方式和采购程序的执行情况。

( 三 )回避制度的执行情况。

( 四 )应当监督检查的其他内容。

第十一章  法律责任

第二十一条  学院各单位以及相关人员,必须加强法律意识,严格遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律、法规,认真组织实施采购活动。采购活动中如出现违法违规行为,要承担相应责任。

第二十二条  在采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。

前款所称相关人员,包括招标代表,竞争性谈判采购中谈判小组的成员,询价采购中询价小组的成员。

第二十三条  学院各单位在实施采购活动中,有下列行为之一的,应当承担相应责任:

( 一 ) 必须进行招标的项目而不招标,或者将必须招标的项目化整为零,以其他任何方式规避招标;

( 二 ) 以不合理的条件限制、排斥潜在投标人,对潜在投标人实行歧视待遇或限制投标人之间竞争或者指定供应商。

第二十四条  参与学院采购与招标活动的工作人员必须遵守国家的法律、法规和学院的有关规章制度,对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者,将依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第十二章  附 则

第二十五条  本办法由后勤管理处负责解释。

第二十六条  本办法自发文之日起执行。本规定与上级有关文件规定有抵触的,从其规定;与本学院有关文件有抵触的,以本规定为准。

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